社内で情報を共有する様々な方法があります。
グループウェアを採用が多いのですが、予算もIT技術者もいない企業ではファイルサーバーにファイルを保存して共有しているのではないでしょうか？

ファイルサーバーにおいて、部門内だけファイル共有したい、他部署に見られたくない場合、共有フォルダーやファイルにアクセス制限をかけるのが一般的です。
社内にITの詳しい人間がいない場合、セキュリティの設定が出来ませんし、それ以前にそういった知識もありません。

私が以前やってた”こんな手”は如何でしょうか？

共有フォルダーに
ReadMe.txt（もしくは”最初に読んでね.txt”、または”重要_ここのファイルについて.txt”）
を置いておきます。
そのテキストファイルにこう記しておきます。

「この共有フォルダーはアクセスを監視しています。
許可のない方はアクセスしないで下さい。
管理者：○○」

意外とみんな怖がってファイルを見ようとしません。

デジタル社会においては、技術的なセキュリティも必要ですが、人の心理を突いたセキュリティもあります。
ちょっとしたアイデアで守れる場合もあります。
街中で見かける、ママさんの自転車かごに貼ってある、
”見てるぞ！”マーク
みたいなものですね。

マーケティング内製化プロデューサー
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豊田マーケティング事務所
豊田栄康（トヨダヨシヤス）
http://www.toyoda.marketing
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